CSV i Excel – få data i riktige kolonner uten å ødelegge datoer og tegn

En CSV-fil er ren tekst. Den inneholder ingen informasjon om hva som er tall, hva som er dato eller hvilket tegnsett den er skrevet i. Alt det gjetter Excel seg til når du dobbeltklikker filen – og gjettingen er der problemene kommer fra.

Løsningen er å ikke la Excel gjette.

Gjør dette i stedet for å dobbeltklikke

1. Åpne en tom Excel-arbeidsbok.
2. Data → Hent data → Fra fil → Fra tekst/CSV.
3. Velg filen.
4. I forhåndsvisningen setter du tre ting:
   • Filopprinnelse – tegnsettet.
   • Skilletegn – komma, semikolon eller tabulator.
   • Datatypegjenkjenning – sett den til Ikke gjenkjenn datatyper.
5. Klikk Transformer data, ikke Last inn.
6. Sett datatypen på hver kolonne selv, og last inn.

Steg 4 og 5 er hele forskjellen. Der ser du resultatet før noe er ødelagt, og kan rette det mens det ennå går an.

Problem 1: alt i én kolonne

Filen bruker komma, Excel forventer semikolon – eller omvendt. Norsk Windows har semikolon som listeskilletegn, mens de fleste systemer eksporterer med komma.

I importvinduet er Skilletegn en nedtrekksliste. Velg riktig, og se på forhåndsvisningen: står dataene i pene kolonner, er du ferdig med det problemet.

Er skilletegnet noe uvanlig – rørtegn, tabulator, tilde – velger du Egendefinert og skriver det inn.

Har du allerede fått alt i én kolonne i arket, kan du redde det med Data → Tekst til kolonner → Med skilletegn. Men datoer og ledende nuller er sannsynligvis allerede ødelagt – se problem 3 og 4.

Problem 2: æ, ø og å blir til rare tegn

Sørli blir Sørli. Filen er UTF-8, men Excel leste den som Windows-1252.

I importvinduet: sett Filopprinnelse til 65001: Unicode (UTF-8). Forhåndsvisningen oppdaterer seg med en gang, så du ser umiddelbart om det ble riktig.

Motsatt tilfelle finnes også: en gammel eksport i ISO-8859-1 lest som UTF-8 gir spørsmålstegn eller manglende tegn. Da velger du Vest-europeisk (Windows-1252) i stedet.

Er det bare noen få tegn som er gale, kan du prøve deg fram i listen – men begynn med UTF-8. Det er riktig svar i ni av ti tilfeller i dag.

Problem 3: ledende nuller forsvinner

0301 blir 301. 007 blir 7. Kontonummer, postnummer, varenummer og organisasjonsnummer rammes.

Dette skjer fordi Excel leser kolonnen som et tall, og et tall har ingen ledende nuller. Når det først har skjedd, er nullene borte – du kan ikke formatere dem tilbake, fordi det ikke finnes noen informasjon om hvor mange det var.

Sett kolonnen til Tekst i importen, før den lastes inn. I Power Query-editoren: klikk kolonneoverskriften, Endre type → Tekst.

Har du allerede lastet inn og vet at alle skal ha fire siffer, kan du reparere med et egendefinert tallformat 0000 – men det er en visuell reparasjon, ikke en riktig verdi. Til oppslag og sammenligning holder det ikke.

Problem 4: verdier blir til datoer

3-1 blir 1. mars. 1/2 blir en dato. Genuttrykk som SEPT1 og MAR1 er det klassiske eksempelet i forskningsmiljøer – det er en reell og velkjent feilkilde.

Samme løsning: sett kolonnen til Tekst i importen. Da rører Excel den ikke.

Dette er også grunnen til å slå av Datatypegjenkjenning i importvinduet. Da kommer alt inn som tekst, og du bestemmer selv hvilke kolonner som faktisk er tall og datoer.

Problem 5: tallene summerer ikke

1 234,50 med hardt mellomrom som tusenskilletegn, eller 1,234.50 i en norsk Excel. Kolonnen ser ut som tall og oppfører seg som tekst.

I Power Query: Endre type → Med lokalinnstilling, velg Desimaltall og den lokaliteten som passer filen – engelsk (USA) for 1,234.50, norsk for 1 234,50.

Er dataene allerede i arket, se Excel summerer ikke.

Problem 6: datoene tolkes feil vei

03.04.2026 er 3. april eller 4. mars, avhengig av hvem som leser. Excel sier ingenting, fordi begge er gyldige datoer.

Endre type → Med lokalinnstilling → Dato → Norsk (Norge) for norske filer, Engelsk (USA) for amerikanske. Da er tolkningen entydig og uavhengig av maskinens innstillinger.

Mer om dette i Excel kjenner ikke igjen datoen.

Problem 7: rader som brekker midt i

Har en tekstkolonne linjeskift eller anførselstegn inni seg – for eksempel et kommentarfelt – kan raden brekke i to ved import.

Riktig laget CSV omslutter slike felter med anførselstegn og dobler eventuelle anførselstegn inni. Gjør ikke eksporten det, er filen strengt tatt ødelagt.

Symptomet er lett å kjenne igjen: radantallet er høyere enn i kilden, og noen rader har innhold bare i de første kolonnene. Kontroller alltid radantallet etter import. Er det galt, be om en ny eksport – gjerne som .xlsx i stedet.

Sjekklisten etter import

Fire kontroller, hver gang:

1. Radantall. Stemmer det med kilden? Husk å trekke fra overskriftsraden.
2. Sum av en beløpskolonne. Stemmer den mot totalen i kildesystemet?
3. Kolonner med ledende nuller. Er de intakte?
4. Datoene. Er den første og den siste datoen som forventet? Sorter og se.

Tar to minutter, og fanger opp alt som er beskrevet over.

Når du selv skal lage en CSV

Skal du eksportere fra Excel til noe annet, husk at CSV mister alt annet enn verdier: formler blir til tall, formatering forsvinner, og bare det aktive arket kommer med.

Kontroller også hvilket skilletegn og tegnsett mottakeren forventer. Lagre som → CSV UTF-8 (kommadelt) er som regel riktig valg for utveksling utenfor huset, mens CSV (semikolondelt) er riktig for noe som skal leses i en norsk Excel.

Når importen skal gjentas

Har du gjort dette i Power Query, ligger hele oppsettet lagret som en spørring. Neste måned legger du den nye filen på samme sted og trykker Oppdater alle – med samme tegnsett, samme skilletegn og samme datatyper som sist.

Er det mange filer, kan du lese hele mappen i stedet. Se slå sammen flere Excel-filer og Power Query i Excel.