Automatisere Excel – hva som lønner seg og hvordan
Slik reduserer du manuelt arbeid i Excel med tabeller, Power Query og pivottabeller – og når det faktisk er en makro du trenger.
Automatisering i Excel
Hvis du gjør de samme grepene i Excel hver uke eller hver måned, er det som regel mulig å redusere det til noen få klikk. Beskriv rutinen, så foreslår vi den enkleste løsningen som faktisk holder.
Fast pris fra 1 290 kr. Du får pris før arbeidet starter, og betaler etter at du har testet løsningen.
Hva som egner seg for automatisering
Det som lønner seg å automatisere er arbeid som gjentar seg, har faste regler, og gjøres på data som kommer i samme format hver gang.
Import av data
Filer fra regnskapssystem, nettbutikk, timeregistrering eller bank som skal inn i Excel og formateres likt hver gang.
Sammenslåing av filer
Én rapport per avdeling, måned eller butikk som skal bli til én samlet oversikt – uten manuell kopiering.
Faste beregninger
Påslag, fordelingsnøkler, provisjon, avvik mot budsjett og andre utregninger som følger samme regel hver gang.
Rapporter og utsendelser
Månedsrapporten som skal se lik ut hver gang, gjerne klar til utskrift eller PDF.
Datavask
Fjerne duplikater, rette formater, splitte kolonner og standardisere navn – automatisk, i stedet for én gang i måneden.
Kontroller
Automatiske sjekker som varsler når noe ikke stemmer, i stedet for at feilen oppdages av mottakeren.
Verktøyene vi bruker
Vi velger det enkleste verktøyet som løser oppgaven, fordi enkle løsninger er lettere å vedlikeholde:
- Tabeller og strukturerte referanser – gjør at formler, pivottabeller og diagrammer utvider seg av seg selv når nye rader kommer til.
- Power Query – import, sammenslåing og opprydding av data. Settes opp én gang, kjøres deretter med Oppdater alle.
- Pivottabeller og målinger – oppsummering som følger med når datagrunnlaget vokser.
- Makroer og VBA – når noe faktisk krever det, for eksempel
utskrift, filbehandling eller knapper i grensesnittet. Da får du filen som
.xlsmog en forklaring på hva makroen gjør.
Hva vi ikke lover
Ikke alt bør automatiseres. Skal du gjøre noe én gang, lønner det seg sjelden å bygge en løsning for det. Kommer dataene i ulikt format hver gang, eller krever oppgaven skjønn i hvert enkelt tilfelle, sier vi fra om det i stedet for å bygge noe som ser automatisk ut, men som må rettes hver måned.
Er datamengden blitt for stor for Excel, eller trenger flere personer å jobbe i det samme samtidig, sier vi også fra om det. Da er problemet ikke Excel – da er det verktøyvalget.
Slik leveres løsningen
Du får en fil som er satt opp med dine egne data, en kort bruksanvisning på hvordan den oppdateres, og beskjed om hvilke deler som ikke bør endres. Vi tester på det datagrunnlaget du har sendt inn, slik at du kan kontrollere resultatet mot noe du kjenner igjen før du betaler.
Vanlige spørsmål
Må vi bruke makroer?
Ikke nødvendigvis. Mye kan løses med Power Query, tabeller og formler, som er enklere å vedlikeholde og ikke krever at filen lagres som makroaktivert. Makroer bruker vi når det faktisk er den beste løsningen.
Kan filen oppdatere seg selv automatisk?
Delvis. En Power Query-basert løsning kan oppdateres med ett klikk, eller når filen åpnes. Helt automatisk oppdatering uten at noen åpner filen krever at dataene ligger et sted som støtter det, for eksempel SharePoint eller OneDrive.
Hva skjer hvis kildefilene endrer format?
Da vil løsningen som regel si fra i stedet for å regne feil. Vi bygger derfor med tydelige feilmeldinger, og forklarer hvilke kolonner løsningen er avhengig av, slik at du vet hva som ikke kan endres.
Guider om dette
Se alle guiderHar du et Excel-problem?
Beskriv hva du prøver å få til. Det koster ingenting å spørre, og du får fast pris før arbeidet starter.
