Hva som skjer med filene og tallene dine

Det korte svaret

• Filene brukes bare til å løse din oppgave, og deles ikke med andre.
• De slettes når oppdraget er avsluttet, eller tidligere om du ber om det.
• Databehandleravtale og taushetserklæring signeres på forespørsel – deres mal går fint.
• Du kan anonymisere filen først. Som regel trenger vi strukturen, ikke tallene.

Avtalene du kan kreve

Mange utsetter å be om dette fordi de tror det blir en runde. Det blir det ikke:

Databehandleravtale. Skal vi behandle personopplysninger på deres vegne – lønnsdata, ansattlister, kunderegistre – er dette avtalen som regulerer det. Dere er behandlingsansvarlig, vi er databehandler. Send deres egen mal, eller be om vår.

Taushetserklæring. Signeres før filer utveksles, hvis dere ønsker det formelt. Uavhengig av signatur behandles alt som kommer inn som fortrolig – også det dere forteller underveis om priser, kunder og interne forhold.

Slik anonymiserer du filen selv

Dette er det enkleste og sikreste grepet, og det tar sjelden mer enn noen minutter. Poenget er å beholde formen på dataene og fjerne innholdet:

1. Ta en kopi først. Alt under gjøres i kopien, aldri i originalen.
2. Erstatt navn og identifikatorer. «Kunde 1», «Kunde 2», «Ansatt A». Bruk søk og erstatt, slik at samme navn blir samme erstatning overalt – ellers virker ikke oppslagene som skal feilsøkes.
3. Skaler eller bytt ut tallene. Gang beløpskolonnen med en faktor, eller legg inn tilfeldige tall i samme størrelsesorden. Det viktige er at formatet er likt: samme antall desimaler, samme tusenskilletegn, samme datoformat.
4. Behold strukturen urørt. Ikke slett kolonner, ikke rett opp rotet, ikke fjern de tomme radene. Det er ofte nettopp der feilen ligger.
5. Ta med nok rader. Femti til hundre rader som inneholder problemet, er bedre enn femti tusen rader som ikke gjør det.
6. Sjekk de skjulte stedene. Skjulte ark og kolonner, filnavnet, arkfanenavnene og dokumentegenskapene. Det er der ekte data pleier å bli igjen etter en rask anonymisering.

Er du i tvil om en fil kan sendes i det hele tatt: beskriv problemet uten filen først. Vi sier fra om vi trenger mer, og hva slags utsnitt som i så fall holder.

Hvor filene ligger underveis

Nettstedet leveres over HTTPS, og skjemaet med filopplasting går til Netlify, som drifter nettstedet og tar imot innsendinger. Derfra håndteres saken på e-post og lokalt hos oss under arbeidet. Tilganger er begrenset til det som trengs for å løse oppdraget.

Foretrekker dere en annen kanal – en delt mappe med tilgangsstyring, sikker filoverføring eller et passordbeskyttet arkiv – bruker vi den i stedet. Det er ingen grunn til å presse en fil gjennom et skjema hvis dere har et opplegg dere allerede stoler på.

Sletting

Filer slettes når oppdraget er avsluttet, med mindre noe annet er avtalt – typisk at vi skal kunne bistå med samme løsning senere. Ber du om sletting før det, gjøres det med én gang, og du får bekreftelse. Unntaket er opplysninger som må ligge i regnskapsdokumentasjon så lenge bokføringsloven krever det.

Ansvarlig virksomhet

Excelhjelp.no drives av Kolonne AS, organisasjonsnummer 934 921 003. Spørsmål om filbehandling, avtaler eller sletting sendes til post@kolonne.no.

Den fullstendige juridiske gjennomgangen – behandlingsgrunnlag, lagringstid, underleverandører og dine rettigheter etter personvernforordningen – står i personvernerklæringen.