Fjerne duplikater i Excel

Å fjerne duplikater tar ett sekund. Å oppdage at du fjernet feil rader tar lengre tid. Rekkefølgen under er den trygge.

1. Se hva som faktisk er duplikater

Før du sletter noe, marker området og velg Hjem → Betinget formatering → Regler for merking av celler → Dupliserte verdier. Nå ser du dem, uten at noe er endret.

Vil du telle hvor mange ganger hver verdi går igjen:

=ANTALL.HVIS($A$2:$A$500; A2)

Alt over 1 er en dublett. Filtrer på den kolonnen, så ser du omfanget før du bestemmer deg.

Skal to kolonner til sammen være unike – for eksempel kunde og artikkel – teller du på begge:

=ANTALL.HVIS.SETT($A$2:$A$500; A2; $B$2:$B$500; B2)

Og vil du bare vite hvor mange duplikatrader du har totalt, uten å bla:

=SUMMERPRODUKT(--(ANTALL.HVIS(A2:A500; A2:A500)>1))

2. Bestem hva som gjør to rader like

Dette er det viktigste valget, og det Excel spør om når du kjører Fjern duplikater: hvilke kolonner skal sammenlignes?

• Huker du av kun e-postkolonnen, regnes to rader som like når e-posten er lik – uansett hva som står i de andre kolonnene.
• Huker du av alle kolonnene, må hele raden være identisk.

Feilen folk gjør er å huke av alle kolonner når de egentlig mener «én rad per kunde». Da beholdes fem rader med samme kunde fordi ordredatoen er forskjellig.

Still deg selv spørsmålet konkret: hva skal det være én av? Én rad per kunde, per faktura, per e-postadresse, per ordrelinje. Svaret er kolonnene du huker av.

3. Fjern duplikatene

1. Klikk i tabellen.
2. Data → Fjern duplikater.
3. Huk av kolonnene som avgjør likhet.
4. Bekreft.

Excel forteller hvor mange rader som ble fjernet, og hvor mange unike som står igjen. Stemmer ikke tallet med det du forventet, angre med Ctrl + Z og se på kolonnevalget på nytt.

Behold den nyeste raden, ikke den første

Fjern duplikater beholder alltid den øverste forekomsten. Skal du beholde den nyeste registreringen per kunde, sorterer du først:

1. Marker tabellen.
2. Data → Sorter på datokolonnen, synkende (nyeste øverst).
3. Kjør Fjern duplikater på kundekolonnen.

Nå er det den nyeste raden som overlever.

Samme prinsipp gjelder alle andre varianter: skal du beholde den med høyest beløp, sorterer du på beløp synkende først. Skal du beholde den med en bestemt status, sorterer du slik at den statusen havner øverst.

Hent unike verdier uten å slette noe

Trenger du en liste over unike kunder ved siden av rådataene – uten å røre dem – bruker du UNIK (Microsoft 365 og Excel 2021):

=UNIK(A2:A500)

Kombinert med SORTER får du en sortert liste som oppdaterer seg selv:

=SORTER(UNIK(A2:A500))

UNIK virker også på flere kolonner samtidig. Denne gir alle unike kombinasjoner av kunde og artikkel:

=UNIK(A2:B500)

Og med andre argument satt til SANN, får du bare verdiene som forekommer nøyaktig én gang – altså det motsatte av duplikater:

=UNIK(A2:A500; USANN; SANN)

I eldre versjoner bruker du Data → Avansert filter → Kopier til annen plassering og huker av for Bare unike poster. En pivottabell med feltet i radområdet gir også en unik liste, og den kan telle forekomster samtidig.

Når duplikatene ikke oppdages

Dette er det klassiske problemet: to rader ser helt like ut, men Excel fjerner ingen av dem.

Årsak	Test	Løsning
Mellomrom på slutten	=LENGDE(A2)	=TRIMME(A2)
Hardt mellomrom (tegn 160)	TRIMME hjelper ikke	=BYTT.UT(A2; TEGNKODE(160); "")
Tall lagret som tekst	=ERTALL(A2)	Data → Tekst til kolonner → Fullfør
Skjulte tegn fra eksport	=RENSK(A2) endrer lengden	=RENSK(A2)
Ledende nuller	00241 mot 241	Standardiser før du fjerner
Ulik skrivemåte	Manuell kontroll	Standardiser før du fjerner

Praktisk framgangsmåte: lag en hjelpekolonne med =TRIMME(BYTT.UT(RENSK(A2); TEGNKODE(160); "")), kopier den, lim inn som verdier over originalen, og kjør Fjern duplikater etterpå.

Excel skiller for øvrig ikke mellom store og små bokstaver her – Nordvik og NORDVIK regnes som duplikater. Trenger du at de skal skilles, må du sammenligne med EKSAKT i en hjelpekolonne.

Når duplikatene ikke burde vært der i det hele tatt

Duplikater er som regel et symptom, ikke et problem i seg selv. Er de kommet fordi:

• du limte inn samme eksport to ganger – da er det rutinen som må endres, og Power Query løser det ved at du erstatter kilden i stedet for å lime inn på nytt;
• to systemer eksporterer overlappende perioder – da bør filtreringen skje ved import, ikke i etterkant;
• samme kunde er registrert flere ganger med ulik skrivemåte – da fjerner du ikke duplikater, du rydder i et kunderegister, og det er en annen jobb.

Det siste tilfellet er verdt å ta på alvor. Fjern duplikater ser ikke at Nordvik AS og Nordvik A/S er samme kunde, og vil aldri gjøre det.

Hvorfor duplikater ødelegger rapporter

En dublett gir ikke feilmelding. Den gir bare et tall som er for høyt:

• Pivottabellen summerer beløpet to ganger.
• Oppslag med XOPPSLAG returnerer bare den første – og du merker aldri den andre.
• Antall kunder blir høyere enn det faktisk er.

Er du usikker på om en rapport er påvirket, sammenlign =ANTALLA(A2:A500) med =ANTALLA(UNIK(A2:A500)). Er tallene forskjellige, finnes det duplikater i grunnlaget. Se også pivottabellen viser ikke alle data.

Når det skal gjøres hver måned

Får du nye filer jevnlig og fjerner de samme duplikatene hver gang, hører jobben hjemme i Power Query. Der er Fjern duplikater et steg som kjøres automatisk hver gang du oppdaterer – og du kan rense mellomrom og konvertere datatyper i de samme stegene, slik at duplikatene faktisk blir oppdaget.

Rekkefølgen på stegene er poenget: trim og sett datatype først, fjern duplikater etterpå. Gjør du det motsatt, sitter du igjen med de samme dublettene som Excel ikke gjenkjente. Se også slå sammen to Excel-ark.