Få hjelp
Rapportering

Budsjett mot faktisk i Excel – oppsett for løpende oppfølging

Publisert 19. august 2026 6 min lesetid

Kort svar

Hold budsjett og faktisk i hver sin tabell med samme nøkkel: periode, konto eller avdeling. Ikke skriv dem side om side i samme ark - da må oppsettet endres hver gang en konto kommer til. Sett dem sammen i rapporten, enten med en pivottabell på en stablet tabell eller i datamodellen. Avviket regnes i rapporten, ikke i grunnlaget. Da tåler oppsettet nye perioder, nye konti og et budsjett som revideres underveis.

Budsjettoppfølging i Excel går galt på samme måte hver gang: budsjett og faktisk skrives inn side om side i ett ark, og så kommer det en konto til.

Løsningen er strukturell, ikke formelmessig.

Prinsippet: to tabeller, én felles nøkkel

Budsjettabellen:

Periode Konto Avdeling Versjon Budsjett
2026-03 3000 Salg Opprinnelig 1 200 000
2026-03 4000 Salg Opprinnelig 640 000

Faktisk-tabellen:

Periode Konto Avdeling Beløp
2026-03 3000 Salg 1 143 200
2026-03 4000 Salg 702 850

De to har samme nøkkelkolonner – periode, konto og avdeling – og hver sin beløpskolonne. Det er hele oppsettet.

Fordelene er konkrete:

  • En ny konto er en ny rad, ikke en ny kolonne.
  • En ny måned er nye rader, ikke et nytt ark.
  • De to kan ha ulik detaljgrad. Budsjettet er ofte per avdeling og måned, mens faktisk er per bilag.
  • Budsjettet kan revideres uten at historikken går tapt.

Nøkkelen må være identisk, ikke bare lik. Kontonummer lagret som tekst i den ene tabellen og som tall i den andre matcher ikke, selv om begge viser 3000. Det samme gjelder et mellomrom bak avdelingsnavnet. Trim og sett datatype på nøkkelkolonnene i begge tabellene før du kobler noe.

Metode 1: stable tabellene og pivotere

Enklest, og den som tåler mest.

  1. Legg til en kolonne Type i hver tabell: Budsjett og Faktisk.
  2. Gi beløpskolonnen samme navn i begge, for eksempel Beløp.
  3. Tilføy dem til én tabell med Power Query → Tilføy spørringer.
  4. Bygg en pivottabell: konto i rader, Type i kolonner, Beløp i verdier.

Nå har du budsjett og faktisk side om side, og et nytt kontonummer dukker opp av seg selv.

Avviket legger du til som et beregnet element i pivoten, eller som en kolonne til høyre for pivoten – men da med PIVOTHENT, ikke med en direkte cellereferanse:

=PIVOTHENT("Beløp"; $A$3; "Type"; "Faktisk") - PIVOTHENT("Beløp"; $A$3; "Type"; "Budsjett")

Se flette eller legge til for hvordan tilføyingen settes opp.

Metode 2: datamodellen

Riktig når du vil ha ordentlige mål og flere dimensjoner.

  1. Last begge tabellene med Legg til i datamodellen.
  2. Lag en kalendertabell og en kontotabell som begge tabellene kobles mot.
  3. Definer målene: Faktisk, Budsjett, Avvik og Avvik %.

Kalendertabellen er ikke valgfri her. Uten den kan ikke budsjett og faktisk filtreres av samme periodevalg, og du får to atskilte datolister som ikke snakker sammen.

Fordelen er at avviket blir et mål som virker på alle nivåer – per konto, per avdeling, per kvartal – uten at du skriver en eneste ny formel.

Metode 3: oppslag, når det er lite og fast

Er det tjue konti og de endrer seg aldri, er et oppslag raskere å sette opp:

=XOPPSLAG($A2 & "|" & B$1; Budsjett[Nøkkel]; Budsjett[Beløp]; 0)

der Nøkkel er en hjelpekolonne i budsjettabellen som slår sammen konto og periode. Fjerde argument er 0, ikke #I/T – en konto uten budsjett skal telle som null, ikke som en feilmelding.

Se XOPPSLAG med flere kriterier for alternativer til å lime sammen nøkler.

Denne metoden er grei i det små og blir tung fort. Kommer det nye konti hver måned, bruk metode 1.

Periodisering: ikke del på tolv

Et årsbudsjett fordelt likt over tolv måneder gir avvik i hver eneste måned, uten at noe er galt. Det er den vanligste grunnen til at folk slutter å se på avviksrapporten.

Fordel etter noe som ligner virkeligheten:

Type post Fordeling
Faste kostnader Likt per måned
Lønn Etter antall ansatte, med feriepenger i juni
Salg Etter fjorårets faktiske fordeling
Prosjektkostnader Etter framdriftsplan
Timebaserte kostnader Etter antall virkedager

I praksis holder det med to kolonner i budsjettabellen: Årsbeløp og en Fordelingsnøkkel per måned. Månedsbudsjettet er produktet av de to.

Bruker du fjorårets fordeling, kan du regne den ut direkte fra faktisk-tabellen – andelen hver måned utgjorde av året.

Avvikene: vis det som er verdt å se på

En liste med alle konti sortert på kontonummer blir ikke lest. Sorter på det som betyr noe:

Kroner først. Sorter avviket i kroner, synkende etter absoluttverdi:

=ABS(Faktisk - Budsjett)

Prosent som tillegg. Et avvik på 300 % av 4 000 kroner er ikke måneden viktigste hendelse. Prosenten er nyttig for å vurdere om et avvik er stort for den posten, ikke for å rangere listen.

Hittil i år ved siden av måneden. En kostnad som var høy i mars kan være helt på plan for året. Vis begge, alltid.

Terskel for hva som kommenteres. Bestem én: for eksempel avvik over 50 000 kroner eller over 10 prosent. Uten en terskel kommenteres alt eller ingenting.

Marker med betinget formatering, men hold deg til to farger og en tydelig regel. Fem farger gjør ingen klokere.

Retningen på avviket

Dette er en større kilde til forvirring enn den burde være. Faktisk − Budsjett gir et positivt tall når du har brukt mer enn budsjettert – som er bra på inntekter og dårlig på kostnader.

Velg én konvensjon, og skriv den i arket:

Positivt avvik = bedre enn budsjett.

Da må fortegnet snus på kostnadskonti. Det gjøres enklest med en kolonne i kontotabellen som sier om posten er inntekt eller kostnad, og et fortegn som følger av den.

Kontroller før du deler rapporten

Sum budsjett: =SUMMER(Budsjett[Beløp]) Sum faktisk: =SUMMER(Faktisk[Beløp]) Konti uten budsjett: teller nøkler som bare finnes i faktisk Konti uten faktisk: teller nøkler som bare finnes i budsjett

De to siste er de viktige. En konto som bare finnes i den ene tabellen betyr enten at noe er nytt, eller at nøkkelen ikke matcher. Begge deler bør du vite om før noen andre oppdager det.

Kjør en Venstre anti-sammenslåing i Power Query for å få listen direkte, i stedet for å lete etter tomme celler.

Avstem også sum faktisk mot regnskapet. Er den for lav, er noen beløp sannsynligvis lagret som tekst – se Excel summerer ikke.

Vanlige feil

Budsjett skrevet inn i rapportarket. Da finnes tallene bare der, og de forsvinner neste gang oppsettet endres.

Kolonner per måned i budsjettabellen. Snu dem med Avpivoter kolonner i Power Query.

Ingen versjonskolonne. Når budsjettet revideres, skrives det opprinnelige over, og ingen kan svare på hva som egentlig var planen.

Avvik regnet i grunnlaget. Avviket hører hjemme i rapporten. Regnes det i dataene, må det regnes om hver gang noe endres.

Ulik detaljgrad uten et felles nivå. Er budsjettet per avdeling og faktisk per prosjekt, må det finnes en tabell som kobler prosjekt til avdeling.

Neste steg

Skal tallene også vises som en rapportside med nøkkeltall og diagrammer, se slik bygger du et Excel-dashboard som oppdateres. Er det salgstallene som skal følges opp, se salgsrapport i Excel.

Vanlige spørsmål

Bør budsjett og faktisk ligge i samme tabell?

Nei, ikke som kolonner side om side. Hold dem i hver sin tabell med samme nøkkelkolonner, og sett dem sammen i rapporten. Da kan de to ha ulik detaljgrad, og en ny konto trenger ingen ombygging.

Hvordan periodiserer jeg et årsbudsjett?

Ikke del på tolv som standard. Fordel etter en nøkkel som stemmer med virkeligheten – fjorårets faktiske fordeling, antall virkedager, eller en manuell fordeling for poster med kjent sesong. Én kolonne med fordelingsnøkkel per måned, og et årsbeløp, er nok.

Skal avviket vises i kroner eller prosent?

Begge, men kronene først. Prosent alene overdriver små tall – et avvik på 300 % av en post på 4 000 kroner er ikke det viktigste som skjedde den måneden. Sorter listen etter kroner, og bruk prosenten som tilleggsopplysning.

Hvordan håndterer jeg at budsjettet revideres midt i året?

Legg inn versjonen som en kolonne i budsjettabellen – Opprinnelig, Revidert 1, og så videre. Da beholder du historikken og kan velge versjon med en slicer, i stedet for å skrive over det opprinnelige budsjettet.

Hvorfor stemmer ikke summene mellom budsjett og faktisk?

Nesten alltid fordi nøkkelen ikke er lik. Kontonummer som tekst i den ene tabellen og som tall i den andre, mellomrom bak, eller en konto som bare finnes i én av dem. Kjør en kontroll som lister opp nøkler som finnes i den ene og ikke i den andre.

Bør avvik være positivt eller negativt når vi bruker mindre enn budsjettert?

Bestem det én gang, skriv det ned i arket, og hold deg til det. På kostnader oppleves mindre forbruk som positivt, på inntekter som negativt. Uten en nedskrevet regel tolker to lesere samme tall ulikt.

Kan jeg bruke XOPPSLAG i stedet for pivottabell?

Ja, når antall konti er lite og fast. Slå opp budsjettet på en nøkkel som kombinerer konto og periode. Blir det mange rader eller nye konti hver måned, er pivot eller datamodell mindre arbeid i lengden.