Flette eller legge til i Power Query – Merge vs. Append

To knapper i Power Query gjør nesten det samme og likevel helt ulike ting. Velger du feil, får du enten et resultat som er dobbelt så langt som det skulle, eller en tabell som mangler halvparten av det du trenger.

Testen som avgjør

Still ett spørsmål: skal resultatet bli lengre eller bredere?

	Tilføy	Slå sammen
Engelsk navn	Append	Merge
Resultatet blir	Lengre	Bredere
Flere rader	Ja	Nei (helst)
Flere kolonner	Nei	Ja
Krever felles nøkkel	Nei	Ja
Krever like kolonnenavn	Ja	Nei
Typisk bruk	Januar + februar	Ordrer + kunderegister

Blir du usikker, se på hva de to tabellene er. Er de samme slags opplysning fra ulike perioder eller steder, skal de stables. Er de ulike opplysninger om de samme tingene, skal de kobles.

Tilføy: stable tabeller

Bruk den når du har én fil per måned, per butikk eller per avdeling – med samme kolonner i hver.

1. Lag en spørring per tabell, satt til Bare opprett tilkobling.
2. Hjem → Tilføy spørringer (eller Data → Hent data → Kombiner spørringer → Tilføy).
3. Velg To tabeller eller Tre eller flere tabeller.
4. Last resultatet.

Tilføy matcher på kolonnenavn, ikke på posisjon. Det betyr:

• Ulik rekkefølge på kolonnene: ikke noe problem.
• Ulikt kolonnenavn for samme ting: du får to kolonner, hver halvfull.
• En kolonne som bare finnes i én tabell: den kommer med, tom for de andre.

Er det mange filer i stedet for mange spørringer, bruk mappeimport i stedet. Se slå sammen flere Excel-filer.

Slå sammen: koble tabeller på en nøkkel

Bruk den når du skal hente kundenavn, region eller produktgruppe inn i en transaksjonstabell.

1. Begge tabellene som spørringer, gjerne som tilkoblinger.
2. Hjem → Slå sammen spørringer.
3. Velg nøkkelkolonnen i begge tabellene ved å klikke på overskriftene.
4. Velg koblingstype.
5. OK, og utvid den nye kolonnen – velg feltene du vil ha med.

Nederst i dialogen står det hvor mange rader som matchet. Les det tallet. Det er den beste kvalitetskontrollen Power Query gir deg, og den vises bare der.

Koblingstypene

Type	Resultat
Venstre ytre	Alle rader fra hovedtabellen, med data fra den andre der det finnes treff
Høyre ytre	Alle rader fra den andre tabellen, motsatt vei
Fullstendig ytre	Alt fra begge, med hull der det mangler
Indre	Bare rader som finnes i begge
Venstre anti	Bare rader som ikke fant treff
Høyre anti	Rader i den andre tabellen som ikke ble brukt

Venstre ytre er standardvalget i praksis. Du beholder alle ordrelinjene, og får kundedata der de finnes.

Indre ser fristende ut fordi resultatet blir rent. Men den kaster bort rader uten å si fra – ordrelinjer med et kundenummer som mangler i registeret forsvinner, og omsetningen blir for lav uten at noe ser galt ut.

Venstre anti er den undervurderte. Kjør den som en engangskontroll før du kobler for alvor:

Venstre anti på ordrer mot kunder → her er de 14 kundenumrene som ikke finnes i registeret.

Det tar tretti sekunder og fanger opp det som ellers dukker opp som en #I/T langt nede i et ark tre uker senere. Se #I/T i Excel.

Høyre anti brukes til det motsatte spørsmålet: hvilke kunder har ikke handlet?

Fellen: radantallet dobles

Etter en sammenslåing skal resultatet ha like mange rader som hovedtabellen – verken flere eller færre – når du bruker Venstre ytre.

Har du 4 200 ordrelinjer før og 4 380 etter, er nøkkelen ikke unik i oppslagstabellen. Noen kunder ligger der flere ganger, og hver av dem multipliserer radene sine.

Slik retter du det:

1. Åpne oppslagstabellen.
2. Marker nøkkelkolonnen.
3. Hjem → Fjern rader → Fjern duplikater.
4. Kontroller at antallet gikk ned til det du forventet.

Er dubletter faktisk riktig – en kunde med to gyldige adresser, for eksempel – må du bestemme hvilken som skal brukes, og filtrere på det. Se fjerne duplikater i Excel.

Kontroller radantallet etter hver sammenslåing. Det er én kikk nederst i vinduet, og det er den enkleste feilen å oppdage tidlig og den vondeste å oppdage sent.

Når nøkkelen ikke matcher

Alle rader gir null etter utvidelsen. Nesten alltid en av fire:

Ulik datatype. Kundenummer som tekst i den ene og som tall i den andre. Sett samme type i begge før du kobler.

Mellomrom. "K-118 " treffer ikke "K-118". Legg inn Transformer → Formater → Trim på nøkkelkolonnen i begge spørringene.

Store og små bokstaver. Power Query skiller mellom dem, i motsetning til Excels formler. Nordvik er ikke NORDVIK. Bruk Formater → små bokstaver på begge sider hvis kilden er inkonsekvent.

Skjulte tegn. Transformer → Formater → Rens fjerner kontrolltegn.

Legg disse stegene inn som rutine på alle nøkkelkolonner, i begge spørringene, før sammenslåingen. Det løser de aller fleste treffproblemene på forhånd.

Ytelse

Sammenslåing er den dyreste operasjonen i Power Query. Tre grep:

• Filtrer og fjern kolonner før, ikke etter. Da kobles mindre data.
• Fjern duplikater i oppslagstabellen – det gjør oppslaget raskere i tillegg til at det hindrer radeksplosjon.
• Ikke last oppslagstabellen til arket. Sett den til Bare opprett tilkobling.

Er begge spørringene tunge i seg selv, leses begge kildene på nytt for hver oppdatering. Da kan det lønne seg å laste den ene til arket eller datamodellen først, og koble mot resultatet.

Kort oppsummert

• Skal det bli lengre: Tilføy. Krever like kolonnenavn.
• Skal det bli bredere: Slå sammen. Krever en felles nøkkel.
• Venstre ytre er standardvalget.
• Venstre anti kjører du som kontroll, hver gang.
• Tell radene etter sammenslåingen.
• Trim og sett datatype på nøkkelen i begge tabellene, alltid.

Er dette nytt, start på Power Query i Excel. Skal du koble to ark i samme fil, se slå sammen to Excel-ark.